مدیریت اداره و بایگانی، فرایندی مهم است که برای حفظ مستندات سازمانی به طورسही صورت می‌گیرد. این فرآیند شامل شناسایی روش بایگانی, طراحی فضاهای بایگانی, حفظ مستندات، وجستجو آن‌ها در هنگام نیاز است.
مدیریت دبیرخانه و بایگانی/اداره دبیرخانه/کار با بایگانی به سطحیموثر از مرتب سازی در یکسازمان نیاز دارد.
مهمترین
دبیرخانه به عنوان منبع اصلی کِری ایفا می کند. وظایف دبیرخانه شامل مدیریت اسناد ، انتقال پیام‌ها، تنظیم نشست‌ها و ثبت|داده‌های مهم می‌باشد. دبیرخانه همچنین تعیین|بر عهده| کار سازمان را به شرکت‌ها بیرونی و داخلی ارسال می کند.
آشنایی با اصول بایگانی
در این بخش به تبیین اصول بایگانی می پردازیم. نگهداری اسناد ، فرایندی محتمل است که برای دستیابی به اطلاعات در زمان مطلوب بکار می رود. اطلاعات بایگانی شده را می توان به راحتی 찾ید و در دسترس کرد.
- ارزیابی بر نوع اسناد
- بنا یک ساختار بایگانی
- آرشیو کردن اسناد
- حفظ اسناد
- بازخوانی به اسناد
هر سازمان ها و شرکت‌ها با یک قالب بایگانی منظم در جهت کارایی نیز ایمنی اطلاعات خود توجه می نمایند.
پشتیبانی دبیرخانه ای در عصر دیجیتال
با پیشرفت چشمگیر تکنولوژی و ورود به عصر دیجیتال، روش ها و شیوه ها ارائه خدمات دبیرخانه ای نیز متحول شده است. امروزه ، دفاتر و ادارات برای ارتقا کارایی و 효율성 خود، از ابزارها دیجیتال پیشرفته بهره می برند.
این همچنین باعث شده است که دبیرخانه ها بتوانند خدمات گوناگونی را به کاربران خود ارائه دهند.
- تعدادی از این خدمات شامل:
- ارسال و ایمیل
- ارتباط برقرار करना
- {نگهداری اسناد دیجیتال
- ارائه
در استفاده از این نرم افزارها, دبیرخانه ها می توانند بهبود سرعت و آگاهی خود را به حداکثر برساند
بهبود کارایی دبیرخانه با فناوری های جدید
دبیرخانه ها به طور پیوسته با حجم زیادی از کارها دست و پنجه نرم می کنند. برای افزایش انعطاف پذیری دبیرخانه ها در این عصر، فناوری هایجدید می توانند نقش بالا ایفا کنند.
بهره برداری از فناوری های جدید، دبیرخانه ها می توانند پروژه ها به صورت سریعتر انجام دهند و مدت خود را کاهش دهند.
- برنامه هایکار
- سیستم هایداده ها
- اتوماسیون فرآیندها
{این فناوری ها می توانند به بهبودانعطاف پذیری خطاها و افزایش خوشحالی شرکت ها.
اسناد الکترونیکی: فرصت ها و تهدیدات
بایگانی الکترونیکی، روش نوین سازماندهی اسناد در قالب دیجیتال, مزایای زیادی را به همراه دارد، از جمله انبارداری سریع و جلوگیری در برابر از بین رفتن اسناد. با این حال، بایگانی الکترونیکی چالش های نیز فراهم می آورد, مانند حفاظت داده ها و گرفتاری نهادینه سازی سیستم.
- اسناد الکترونیکی می‌تواند طبقه بندی اسناد را آسان و مفید کند.
- پیدا کردن اسناد ساده تر در بایگانی دیجیتال امکان پذیر است.
- حفظ داده ها در سرورها مقرون به صرفه می کند.